Thủ tục hợp pháp hóa và chứng thực bản sao giấy tờ, tài liệu (legalization and certification of copy)

 

1. Hợp pháp hóa (legalization)

 

Đối với việc chứng nhận, công chứng chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền, Đại sứ quán chỉ thực hiện đối với khách đến ký trực tiếp tại trụ sở Đại sứ quán (xem thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền).

 

Trường hợp không thể trực tiếp đến Đại sứ quán, Quý vị có thể làm thủ tục theo các bước sau:

 

- Ký giấy tờ trước mặt công chứng viên Hoa Kỳ;

 

- Xin chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Tiểu bang (State level - Department of State), địa chỉ liên hệ các Bộ Ngoại giao Tiểu bang tải tại đây;

 

- Gửi qua đường bưu điện đến ĐSQ làm thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ của Hoa Kỳ để mang về Việt Nam sử dụng (xem thủ tục ở dưới).

 

2. Chứng thực bản sao (certification of copy)

 

Người Việt Nam có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, tài liệu (giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp Đại học, trung học, học bạ, giấy chứng nhận quốc tịch Hoa Kỳ, Thẻ xanh, hộ chiếu, giấy ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân…) có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện.

 

3. Thành phần hồ sơ:

 

- Phiếu đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ (tải tại đây)

 

- Đối với hợp pháp hóa: Các giấy tờ tài liệu đã có xác nhận của công chứng viên (Notary public), hộ tịch viên(registrar) hoặc lục sự tòa (County clerk) và xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang (State level- Department of state) hoặc văn phòng công chứng (office of Authentification) thuộc Bộ Ngoại giao Tiểu bang.

 

- Đối với chứng thực bản sao các loại giấy tờ: Gửi qua bưu điện hoặc xuất trình (nếu đến trực tiếp nộp hồ sơ) bản chính và photocopy các loại giấy tờ cần được chứng thực tới Đại sứ quán.

 

4. Ngoài ra, Đại sứ quán nhận dịch và chứng nhận bản dịch các lại giấy tờ như: giấy phép lái xe, giấy khai sinh, giấy chứng nhận tốt nghiệp, chứng nhận kết hôn, giấy chứng minh nhân dân và các loại giấy tờ thông thường khác. Đại sứ quán không nhận dịch các tài liệu kỹ thuật chuyên môn.

 

5. Lệ phí: Trả bằng MONEY ORDER, CASHIER'S CHECK hoặc CERTIFIED CHECK cho EMBASSY OF VIETNAM.

 

6. Nếu có yêu cầu gửi trả kết quả qua đường bưu điện, người đề nghị phải gửi kèm theo hồ sơ một bì thư gửi trả đã gửi tiền cước phí bưu điện và ghi rõ địa chỉ của người nhận. Tùy theo yêu cầu dịch vụ chuyển phát nhanh hay chậm, người đề nghị có thể chọn một trong ba dịch vụ có tracking number sau: Certified Mail, Express Mail, Priority Mail, with Delivery confirmation (USPS).

 

7. Thời hạn xử lý: 

 

- yêu cầu làm thường: 5-7 ngày làm việc.

 

- yêu cầu làm nhanh: 2-3 ngày làm việc.

 

8. Để biết thêm thông tin, Quý vị có thể liên hệ Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán:

 

- Giờ làm việc: 9:00 AM - 12:00 PM và 02:00 PM - 04:30 PM các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ ngày lễ của Việt Nam và Hoa Kỳ

 

- Điện thoại: (202) 861-0737 ext 122. 

 

- Fax: (202) 861-0917 

 

- Email: vnconsular@vietnamembassy.us