Hợp pháp hóa hồ sơ đăng ký kết hôn (Legalization of Document for Marriage Registration)

(Áp dụng đối với người Việt Nam định cư tại Hoa Kỳ)

Người Việt Nam định cư tại Hoa Kỳ, hội đủ điều kiện kết hôn và có nguyện vọng kết hôn với công dân Việt Nam ở trong nước, có thể trực tiếp đến Đại sứ quán Việt Nam tại Washington DC hay gửi qua đường bưu điện hồ sơ xin đăng ký kết hôn để hợp pháp hóa trước khi mang về Việt Nam làm các thủ tục tiếp theo.

Hồ sơ của người Việt định cư tại Hoa kỳ gồm:
I. Hồ sơ thông thường:
1. Tờ khai đăng ký kết hôn (Application for Marriage Registration). Nhiều tỉnh ở Việt Nam yêu cầu phải dùng đúng mẫu đơn do tỉnh in và phát hành. Nếu trong nước đã gửi mẫu đơn này sang, thì quý vị dùng mẫu đơn đó. Mẫu đơn song ngữ Đại sứ quán đính kèm là để tạo điều kiện thuận lợi cho quý vị. Nếu dùng mẫu này, đề nghị quý vị dán hình, khai phần của mình, ký tên, và ghi đầy đủ họ tên. Để trống cột của người ở Việt Nam.
2. Bản tuyên thệ độc thân (Affidavit of Single Status) theo mẫu song ngữ đính kèm.
3. Giấy chứng nhận không có hồ sơ kết hôn (Certificate of No Marriage Record) do Lục sự Hạt (County Clerk) hoặc cơ quan tương đương của địa phương cấp có giá trị trong vòng 06 tháng. Giai đoạn tìm kiếm hồ sơ (search period) bắt đầu từ khi đủ tuổi kết hôn (nữ 18 tuổi; nam 20) cho tới hiện nay, hoặc từ khi ly hôn hoặc vợ/chồng bị chết cho tới nay.
4. Giấy xác nhận của bác sỹ chuyên khoa tâm thần (Certificate of Good Mental Health) xác nhận quý vị không mắc bệnh tâm thần, hoặc mắc bệnh tâm thần nhưng chưa đến mức không có khả năng nhận thức được hành vi của mình (mẫu giấy khám sức khỏe song ngữ đính kèm là nhằm tạo điều kiện cho quý vị). Quý vị liên hệ với bác sỹ của mình để được giới thiệu tới bác sỹ chuyên khoa tâm thần.
5. Lý lịch cá nhân (Biographic Information Sheet) mẫu song ngữ đính kèm.
6. Bản sao hộ chiếu (Passport) hoặc thẻ xanh (Permanent Resident Card) (có xác nhận sao đúng từ bản chính của Công chứng viên) .

7. Ghi chú bản án ly hôn
LƯU Ý:
- Trước khi gửi đến Đại sứ quán để được hợp pháp hóa, các giấy tờ nêu trên cần có:
+ xác nhận của Công chứng viên - Notary Public đối với giấy tờ nêu tại mục 1, 2, 4, 5, 6 và của Hộ tịch viên (Registrar) hoặc Lục sự Tòa (Court Clerk) đối với giấy tờ nêu tại mục 3;
+ xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang (State-level Department of State) hoặc Văn phòng Công chứng (Office of Authentification) thuộc Bộ Ngoại giao Tiểu bang đối với các chữ ký và thẩm quyền của Công chứng viên (Notary Public),(Chú ý : nếu các văn bản do cùng một Công chứng viên xác nhận thì chỉ cần một văn bản của Bộ Ngoại giao Tiểu bang đối với thẩm quyền của Công chứng viên đó) hoặc Hộ tịch viên (Registrar) hoặc Lục sự Tòa (Court Clerk) nêu trên. Đại sứ quán chỉ hợp pháp hóa những giấy tờ đã được chứng thực bởi Bộ Ngoại giao Tiểu bang.
- Trường hợp ly hôn cần nộp thêm bản sao Phán quyết ly hôn của Tòa án có (1) chứng thực của Lục sự Toà hoặc Công chứng viên và (2) xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu Bang đối với chữ ký và thNm quyền của Công chứng viên hoặc Lục sự Toà nêu trên.
- Trường hợp có vợ/chồng đã chết cần nộp thêm bản sao Giấy chứng tử có (1) xác nhận của Hộ tịch viên hoặc Công chứng viên và (2) xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang đối với chữ ký và thẩm quyền của Hộ tịch viên hoặc Công chứng viên nêu trên.

II. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kết hôn:
Nếu không thể về Việt Nam để trực tiếp nộp đơn, quý vị có thể ủy quyền cho người ở Việt Nam nộp. Người Việt định cư tại Hoa kỳ có thể gửi Giấy ủy quyền (theo mẫu đính kèm) cùng photocopy hộ chiếu hoặc thẻ xanh tới Đại sứ quán để xác nhận (sau khi đã ký và ghi đầy đủ họ tên) hoặc để hợp pháp hóa (sau khi có Công chứng viên ký và Bộ Ngoại giao Tiểu bang xác nhận).

Lệ phí:
Trả bằng MONEY ORDER hoặc CASHIER’S CHECK (CERTIFIED CHECK) cho EMBASSY OF VIETNAM.
Thời gian giải quyết:
- Hồ sơ thường: 5 -7 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.
- Hồ sơ gấp: 2-3 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.
Gửi trả:
Nếu quý vị có yêu cầu, Đại sứ quán có thể gửi trả kết quả qua đường bưu điện bằng dịch vụ có tracking number USPS Express Mail. Quý vị cần cung cấp bì thư đã trả tiền cước phí của dịch vụ trên và ghi rõ địa chỉ người nhận để Đại sứ quán gửi trả. Để đảm bảo, đề nghị quý vị KHÔNG sử dụng các dịch vụ phát chuyển thư khác.
Quý vị cần ghi lại tracking number của bì thư gửi đi và gửi trả để thuận lợi cho việc tra cứu kết quả.

Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán:
Giờ nhận/trả hồ sơ tại Đại sứ quán: 09h30 – 12h00 các buổi sáng từ Thứ Hai tới Thứ Sáu.
Điện thoại: (202) 861 0737 ext 122
Fax: (202) 861 1297 và (202) 861 0917
Website: www.vietnamembassy.us
Địa chỉ: 1233 20th Street, NW, Suite 400, Washington D.C 20036